設計デザインの依頼をする際に、出店場所と打合わせ場所が異なる場合、どのような準備と対応をすればよいでしょうか？

基本的に出店場所を直に見ずして設計は進められません。
しかし、海外での業務の際はスムーズに作業を遂行するために事前に資料提出をお願いしています。
１、平面図・立面図・断面図
２、現況・近隣の写真
３、競合店や参考店舗の写真
などをメールにてお送り願います。
同時に、電気・空調換気・給排水等の必要設備容量を示し、ビル側の供給が充分か否かを事前に確認して戴きます。

次は、我々が資料をもとに問題点を拾い出し質問書にまとめます。事前にビル側と打合せ、回答をお知らせ願います。

海外出張は短時間で成果をあげねばなりません。ビル側との打合せを短時間で済ませ、デザインに対する検討・調査・打合せの時間を充分にとることが重要です。

これが当方の進め方ですが、海外出店の際に最も重要なのは、現地の協力的な設計施工業者と出会うことです。海外の多くは日本に比べ申請業務が重く、工事中の官庁検査にも数回に及びます。他国に住む設計者では対応不能です。７ヶ国で仕事をしてきましたが、優秀な協力業者さんとの出会いが鍵であると実感しています。

基本的には現場や周辺環境を拝見しながら、イメージをお聞かせいただき、その場でラフなゾーニングプランを確認してイメージの共有をさせていただきたいのですが、そうでない場合は写真や現状図などの資料をご用意していただけますとありがたいです。

後は、単独で構いませんので現場調査のための鍵の準備や不動産業者への連絡で問題ないと思います。

図面と、出店場所の写真があればある程度話を進められます。お話をお伺いする前後には、実際に現地にお伺いさせて頂きます！また、海外など遠方の場合でお会いするのも難しい場合は、テレビ電話での打ち合わせ等、柔軟に対応しております。

まず場所によって準備する事に何も違いはありませんので気にしなくていいと思います。結局後で現場は必ず見ますし、まずは会ってご自身の出店されるお店の概要や考えをデザイナーに伝えれば十分です。事業計画があればそれを見せるのが良いと思いますよ。先に打合せをしておけばデザイナーも物件を見る際にお客様の視点に立って物件を見る事ができます。むしろ現場でない方が落ちついて話しが出来ると言う意味でも別日の方が理想的と思います。勿論、同時でも駄目と言う訳ではないですが、お話する内容は現場でもデザイナーの事務所でも、どこかのカフェでも変わらない訳ですから場所によって準備が違うと言う事は無いです。

内装の写真を多めに頂きたいのと、できれば正確な現状図面等（詳細図面）があれば遠方でもお打合せ可能です。
ある程度は写真でもﾌﾟﾗﾝは起こせますので、こんな風にしたいと思われる画像なども沢山用意しておかれると話がスムーズです。

下地が現在、コンクリートなのか木下地なのかなど細かい事は実際には現場調査してから確認が必要ですので、一度は必ず拝見させて頂きたいですね。

出店される店舗のイメージの打合せであれば、場所はどこでも構いません。出店される場所の状況が分かる写真や、現状の図面等ご準備頂ければ、どこでも打合せは可能です。
ただ、出店されるオーナーや仲介不動産会社にありがちな問題は、設備を理解されていない場合が多分にあります。
出店するビルや建物の設備、電気、換気、ガス、給排水等の設備の状況や容量、そしてルートなど…
建築図や資料だけでは、わからないコトも多くあります。
不動産契約をされる前に現場を見せて頂くコトをお勧め致します。

弊社では、最初のミーティングは「クライアントがどのようなお考えで、どちらを向かれてご出店されようとしているか」をよく知り、それと同時に、弊社のことをよく知っていただいて「同じ方向を見て、お店づくりを進めていくパートナーとしてふさわしいか」をご判断いただく場として捉えています。

最初に現場でお打合せをするのは、急いでいらっしゃるときに限っています。

なので、特別にご用意いただくものは特にありません。逆に、最初から各論に入ってしまうことを避けたいので、お時間がある場合は、体一つでお越しいただいた方がよいかもしれません。

不動会社から頂いた白図か、前回工事してもらった工事会社から図面を頂き持参、写真とかイメージがわかる資料を集めてもって行けば良いともいます。

現場の写真と、不動産会社からもらえる図面をご用意ください。
ただ、後日、現場を必ず拝見させて頂きます。

基本的には何処で打ち合わせしても大丈夫です。
一番最初に行う初回現場調査の採寸の後、基本図面をお打合せします。
その時にヒアリングをしながら図面も修正いたしますので、基本的な準備としては、熱意だけで大丈夫です◎
喫茶店は必要です◎

まずは現地の現状図面、現地写真、さらに設備図面があれば比較的お打ち合わせは可能です。ただ、やはり現地は最初の段階で確認できればその後のプラン構成がスムーズです。

設計を始める際には、まずオーナー様の熱いお気持ちをお聞きします。
その後、設計に取り掛かる際には、ある程度、正確な図面が欲しいですが、まだ、大体で結構です。

イメージがお互い確認出来た後、詳細の設計をしますので、その時に、現地を確認させていただくのと、
詳細図面(建築・設備・あれば構造)があると後でトラブルが起こりにくくなります。

古い物件の場合、図面がない場合もありますので、図面が揃わないのは、特に問題はありません。

詳細設計までに、現地を見せて頂ければ問題ありません。

ただ、現地を後で見る場合は、お客様の導線や、見え方がわかりませんので、先に見れることに越したことは、ございません。

打合せ自体は、くつろいで、本音がお話しできる場所であれば、いいのではないのでしょうか。

最初にご依頼内容を聞くのが私たちの事務所、もしくはクライアントの事務所であれば、図面や写真など、できるだけ具体的に内容がわかるものがあれば、理解は早く、いろいろな質問にも即答できます。
出店場所で依頼内容を聞く場合も、図面類があるとより正確なことがわかります。
図面類がないと依頼を受けても、最初に現調しなければなりません。
古い物件の場合は意外と多くて、現況図を作ることから始めますが、余分な労力と時間がかかります。

特に、違いはございませんが、物件の図面があると、お話が進みやすいですね。
設計の際には、必ず、現場調査で確認をしますので、まずは、イメージやご希望など
もし、ご予算があれば、その辺りのお話ができると良いかと思います。

いずれにせよデザイナーは必ず実地調査を行わせて頂きますので施工主様が気に掛けられる必要は基本御座いませんが、初回相談の際は店内形状がわかる平面図を含むテナント情報の他、事前にテナントを見分されている場合は店内写真は勿論ですが建物の外観、近辺の街風景、建物の外観写真、建物入り口からテナント迄の風景、分電盤内の写真をご持参頂けますとデザイナーもイメージがしやすく、初回よりかなり密なご提案をさせて頂けます。

出店場所と打合せ場所が異なる場合ですが、どこまで離れているかにもよりますが、そんなに気にしなくても大丈夫かと思います。　当然、現場で打合せといったことも多くありますが、設計などのプランの打合せの場合にはオフィスなど別の場所で打合せするケースも多くありますので、それが現場の近くのオフィスなのか、何十キロ、何百キロ離れた遠方なのかは実は関係なかったりする事も多いです。

準備物としては図面やサンプルやその他の資料など共通の物があればお話はできると思います。
ある程度オフィスなどで打合せを行なってプランが進んできた段階で、一度現場に集合して実際のスケール感で確認作業をされると良いのではないかと思います。

昨今はリモートも普及していますので、そういったツールも活用することが可能でしたら積極的に活用されることをお勧めします。




ご参考になれば幸いです。

出店場所とお打合わせ場所が異なる場合につきましては、

・物件の図面
・お店のイメージ

をご準備いただけますと幸いです。

物件の図面につきましては、
まだ物件のご契約が締結されていない場合もあるかと存じますので
物件の販促図面等がございましたら、ご紹介いただけますと幸いです。

また、お店のイメージにつきましては
お写真などございましたら
より明確な摺り合わせができるかと存じます。

これらをご準備いただけますと、
簡単なご提案図面や概算のお見積書等をもちまして、
基本設計までご提案が可能となります。

提案にご納得していただけた場合、
実際に現地までお伺いさせていだだければと存じます。

現地にて詳細な寸法、設備等のチェックを済ませ、
工事に向けた実施設計まで進めさせていただけますと幸いです。

設計のお打ち合わせにつきましては、
実際の仕上げ材等をご覧いただくため、
現地ではなく弊社オフィスまでお越しいただくことが多いかと存じます。

また、オンラインでのお打ち合わせも取り入れておりますので、
お打ち合わせ方法についてご希望がございましたら
お気軽にご相談ください。